Kokią naudą suteikia VSME ataskaita?

Daugelis mažų ir vidutinių įmonių pirmą kartą apie VSME ataskaitą išgirsta tada, kai klientas paprašo tvarumo informacijos. Vieną dieną gaunate tiekėjo anketą, kitą – ESG klausimyną, o po kelių mėnesių klientas prašo CO₂ duomenų.

Tuomet kyla klausimas: ar verta investuoti laiką į VSME ataskaitą, jei jos niekas tiesiogiai nereikalauja?

Iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad tai dar vienas dokumentas. Tačiau praktikoje didžiausia VSME vertė slypi ne pačioje ataskaitoje, o problemose, kurias ji padeda išspręsti.

Kodėl taip vyksta?

Verslo klientai vis dažniau prašo informacijos apie savo tiekėjus. Vieni nori žinoti energijos vartojimą, kiti domisi atliekomis, treti prašo duomenų apie CO₂ emisijas arba darbuotojų politiką.

Problema ta, kad kiekvienas klientas dažniausiai pateikia savo klausimyną.

Įmonės pradeda atsakinėti į tuos pačius klausimus skirtingomis formomis. Informacijos reikia ieškoti iš naujo, įtraukti skirtingus darbuotojus ir rinkti tuos pačius duomenis kelis kartus per metus.

VSME buvo sukurta tam, kad šis procesas taptų paprastesnis.

Ji leidžia vienoje vietoje surinkti informaciją, kurios dažniausiai reikia klientams, partneriams ir kitoms suinteresuotoms šalims.

Ką tai reiškia mano įmonei?

Didžiausia VSME nauda dažniausiai atsiranda ne tada, kai klientas perskaito ataskaitą. Nauda atsiranda daug anksčiau.

Pirmiausia įmonė pagaliau pamato savo duomenis vienoje vietoje.

Dažnai paaiškėja, kad energijos sąnaudas turi buhalterija, informaciją apie tiekėjus valdo pirkimų skyrius, o atliekų duomenys saugomi visai kitur. Kol niekas neprašo šios informacijos, tai neatrodo problema.

Tačiau gavus kliento užklausą prasideda duomenų paieška.

Turint VSME ataskaitą, didelė dalis reikalingos informacijos jau būna surinkta.

Antra nauda – greitesnis reagavimas į klientų prašymus.

Kai klientas atsiunčia klausimyną, nereikia visko pradėti nuo nulio. Daug atsakymų jau būna paruošti arba lengvai atnaujinami.

Trečia nauda – didesnis pasitikėjimas.

Kai įmonė gali greitai pateikti pagrindinius duomenis apie savo veiklą, klientui lengviau suprasti, kad tiekėjas kontroliuoja procesus ir valdo informaciją.

Ką turėčiau daryti?

Pradėkite ne nuo ataskaitos dizaino ar formos.

Pirmiausia surinkite informaciją, kurios dažniausiai prašo klientai.

Dažniausiai tai būna:

• įmonės veiklos aprašymas;
• darbuotojų skaičius;
• pagrindiniai produktai arba paslaugos;
• energijos vartojimo duomenys;
• kuro sunaudojimas;
• atliekų tvarkymo informacija;
• tiekimo grandinės informacija;
• CO₂ duomenys, jeigu jie skaičiuojami.

Toliau šiuos duomenis verta laikyti vienoje vietoje ir reguliariai atnaujinti.

Praktikoje VSME dažnai tampa įmonės tvarumo informacijos centru. Kai ateina nauja užklausa, nereikia ieškoti duomenų skirtinguose dokumentuose ar skyriuose.

Svarbu suprasti, kad VSME nėra tik dokumentas klientui. Tai įrankis pačiai įmonei.

Kuo daugiau užklausų gaunate iš klientų, tuo didesnę naudą ji paprastai suteikia.

Dažniausios klaidos

Galvoti, kad VSME reikalinga tik dėl teisinių reikalavimų.

Dažniausiai jos vertė atsiskleidžia kasdienėje komunikacijoje su klientais.

Vertinti ją kaip vienkartinį projektą.

Jeigu duomenys neatnaujinami, ataskaita greitai tampa pasenusi.

Rinkti informaciją tik tada, kai jos paprašo klientas.

Tuomet kiekviena nauja užklausa vėl tampa skubiu ir chaotišku darbu.

Apibendrinimas

VSME ataskaita padeda ne tik pateikti tvarumo informaciją, bet ir efektyviau ją valdyti. Didžiausia jos nauda – vienoje vietoje surinkti duomenys, greitesnis atsakymas į klientų užklausas ir mažesnė administracinė našta ateityje. Įmonėms, kurios vis dažniau sulaukia tiekėjų anketų, ESG klausimynų ar prašymų pateikti CO₂ duomenis, VSME tampa praktišku darbo įrankiu, o ne dar vienu dokumentu.