Ar jūsų parengti dokumentai tiks klientui?

Gavote kliento klausimyną, surinkote informaciją, parengėte dokumentus ir išsiuntėte atsakymą. Atrodo, kad darbas baigtas.

Tačiau tuomet atsiranda naujas klausimas: ar klientui to pakaks?

Būtent ši situacija šiandien pažįstama daugeliui mažų ir vidutinių įmonių. Vienas klientas prašo CO₂ duomenų, kitas tiekėjo anketos, trečias tvarumo informacijos. Kiekvienas naudoja skirtingą formą ir skirtingus terminus.

Todėl verslai dažnai nežino, ar jų parengti dokumentai atitiks lūkesčius ir ar nereikės visko perdaryti iš naujo.

Kodėl taip vyksta?

Problema dažniausiai slypi ne dokumentuose.

Problema ta, kad nėra vieno universalaus formato, kurį naudotų visi klientai.

Pavyzdžiui, Vokietijos gamintojas gali prašyti informacijos apie energijos vartojimą ir CO₂ emisijas. Skandinavijos klientui gali būti svarbesnė tiekimo grandinė ir medžiagų kilmė. Tarptautinė korporacija gali turėti savo tiekėjų vertinimo sistemą.

Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad visi prašo skirtingų dalykų.

Tačiau pažvelgus giliau paaiškėja, kad dauguma klausimų sukasi apie tas pačias temas – įmonės veiklą, energiją, darbuotojus, medžiagas, tiekėjus ir poveikį aplinkai.

Skiriasi forma, tačiau dažnai nesiskiria pati informacija.

Ką tai reiškia mano įmonei?

Svarbiausia suprasti, kad klientai dažniausiai vertina ne dokumento pavadinimą.

Jiems svarbu informacijos kokybė.

Pavyzdžiui, klientui dažniausiai nėra labai svarbu, ar dokumentas vadinasi „ESG ataskaita“, „VSME ataskaita“ ar „Tvarumo informacijos paketas“.

Jam svarbu, ar jame yra atsakymai į jo klausimus.

Jeigu dokumente aiškiai pateikta informacija apie įmonės veiklą, energijos vartojimą, pagrindinius tiekėjus, medžiagas ir kitus aktualius duomenis, didelė dalis klientų poreikių jau būna padengta.

Būtent todėl gerai parengtas informacijos rinkinys dažnai leidžia atsakyti į daugelį skirtingų užklausų.

Tai nereiškia, kad vienas dokumentas tiks visiems klientams be išimties.

Tačiau tai reiškia, kad nereikės kiekvieną kartą pradėti nuo tuščio lapo.

Ką turėčiau daryti?

Pirmiausia orientuokitės ne į dokumento formą, o į jo turinį.

Praktikoje verta turėti vienoje vietoje surinktą informaciją apie:

• įmonės veiklą;
• darbuotojus;
• energijos vartojimą;
• kuro sunaudojimą;
• atliekų tvarkymą;
• tiekėjus;
• naudojamas medžiagas;
• CO₂ duomenis, jei jie skaičiuojami;
• turimus sertifikatus.

Antras žingsnis – peržiūrėti ankstesnes klientų užklausas.

Dažniausiai labai greitai paaiškėja, kokie klausimai kartojasi dažniausiai.

Trečias žingsnis – pasiruošti dokumentą, kurį būtų galima lengvai papildyti.

Jeigu klientas paprašo papildomos informacijos, daug paprasčiau pridėti kelis naujus duomenis nei rengti viską iš naujo.

Ketvirtas žingsnis – reguliariai atnaujinti informaciją.

Dokumento vertė priklauso ne nuo jo dizaino ar apimties, o nuo to, ar duomenys yra aktualūs.

Dažniausios klaidos

Galvoti, kad reikia atskiro dokumento kiekvienam klientui.

Dažniausiai didžioji dalis reikalingos informacijos sutampa.

Susitelkti į dokumento pavadinimą.

Klientams svarbesni faktai ir duomenys nei dokumento forma.

Parengti dokumentą ir jo nebeatnaujinti.

Pasenusi informacija greitai praranda vertę.

Apibendrinimas

Nėra vieno dokumento, kuris automatiškai tiktų visiems klientams. Tačiau dauguma klientų prašo labai panašios informacijos apie įmonės veiklą, tiekimo grandinę, energijos vartojimą ir kitus pagrindinius rodiklius. Todėl svarbiausia ne dokumento pavadinimas, o kokybiškai surinkti ir nuolat atnaujinami duomenys. Įmonės, kurios turi tvarkingą informacijos bazę, gali daug greičiau prisitaikyti prie skirtingų klientų reikalavimų ir išvengti nuolatinio darbo nuo nulio.