Gavau Excel lentelę iš pirkėjo. Kaip ją užpildyti?

Pirkėjas atsiuntė Excel failą ir paprašė jį užpildyti. Atidarote lentelę ir matote dešimtis stulpelių: energijos vartojimas, CO₂ emisijos, atliekos, sertifikatai, žaliavos, tiekėjai, darbuotojai.

Daugeliui mažų ir vidutinių įmonių būtent šis momentas tampa pirmuoju realiu susidūrimu su tvarumo reikalavimais. Dažnai kyla klausimas ne tik ką atsakyti, bet ir kodėl apskritai tokia lentelė buvo atsiųsta.

Pirmiausia verta suprasti, kad dažniausiai problema yra ne pati lentelė. Problema yra tai, kad reikalingi duomenys niekada nebuvo renkami vienoje vietoje.

Kodėl taip vyksta?

Pastaraisiais metais didelės įmonės pradėjo aktyviau rinkti informaciją apie savo tiekimo grandines. Joms reikia suprasti, iš kur atkeliauja produktai, kokios medžiagos naudojamos ir koks yra tiekėjų poveikis aplinkai.

Todėl vietoje bendrų klausimų el. paštu vis dažniau siunčiamos standartizuotos Excel lentelės. Tokiu būdu pirkėjas gali greitai surinkti informaciją iš šimtų tiekėjų ir ją palyginti.

Pavyzdžiui, baldų gamintojas gali prašyti informacijos apie medienos kilmę, tekstilės tiekėjas – apie naudojamas medžiagas, o logistikos bendrovė – apie kuro sunaudojimą ir transporto parką.

Iš pirmo žvilgsnio lentelė gali atrodyti sudėtinga, tačiau dažniausiai tai tiesiog būdas surinkti informaciją vienodu formatu.

Ką tai reiškia mano įmonei?

Jeigu gavote tokią lentelę, tai nereiškia, kad jūsų įmonė privalo rengti didelę tvarumo ataskaitą.

Dažniausiai pirkėjas tiesiog nori surinkti duomenis, kurių reikia jo vidiniams procesams arba klientų reikalavimams įvykdyti.

Svarbu suprasti, kad dauguma įmonių neturi visų atsakymų iš karto. Net ir didesni tiekėjai dažnai dalį informacijos renka pirmą kartą.

Todėl nereikia manyti, kad visi konkurentai jau skaičiuoja CO₂ emisijas ar turi dešimtis tvarumo dokumentų. Praktikoje dažniausiai užtenka pateikti turimus duomenis ir aiškiai nurodyti, ko šiuo metu neturite.

Tokia užklausa taip pat parodo, kokios informacijos klientai ateityje gali prašyti vis dažniau. Todėl verta į ją žiūrėti ne kaip į vienkartinį darbą, o kaip į galimybę pasiruošti ateičiai.

Ką turėčiau daryti?

Pirmiausia nebandykite užpildyti visos lentelės iš karto.

Peržiūrėkite visus klausimus ir pažymėkite, kuriuos atsakymus jau turite. Dažnai tai būna darbuotojų skaičius, naudojama energija, transporto priemonės ar turimi sertifikatai.

Tuomet išskirkite klausimus, kuriems reikės papildomos informacijos. Dažniausiai tai būna duomenys apie CO₂ emisijas, žaliavų kilmę arba tiekimo grandinę.

Jeigu lentelėje prašoma pateikti konkrečius skaičius, naudokite tik patikrintą informaciją. Elektros suvartojimą imkite iš sąskaitų, kuro duomenis – iš apskaitos, atliekų informaciją – iš atliekų tvarkytojų dokumentų.

Jeigu tam tikrų duomenų neturite, jų nespėliokite. Geriau įrašyti „duomenys nerenkami“, „šiuo metu neskaičiuojama“ arba suderinti atsakymą su pirkėju.

Jeigu lentelėje naudojami terminai, kurių nesuprantate, verta išsiaiškinti jų reikšmę prieš pildant. Viena dažniausių klaidų – neteisingai interpretuoti klausimą ir pateikti informaciją, kurios pirkėjas iš tikrųjų neprašė.

Baigę pildyti lentelę, išsisaugokite jos kopiją. Labai tikėtina, kad dalies tų pačių duomenų prireiks ir kitoms klientų užklausoms.

Dažniausios klaidos

Pildyti lentelę spėjimais.

Jeigu nežinote atsakymo, geriau tai nurodyti nei pateikti neteisingus duomenis.

Bandyti užpildyti kiekvieną lauką bet kokia kaina.

Dalis informacijos gali būti neprivaloma arba šiuo metu jūsų įmonėje nerenkama.

Neišsaugoti surinktų duomenų.

Tada kiekviena nauja kliento lentelė vėl tampa darbu nuo nulio.

Apibendrinimas

Excel lentelė iš pirkėjo dažniausiai nėra auditas ar egzaminas. Tai standartinis būdas surinkti informaciją apie tiekėjus. Svarbiausia – neskubėti, naudoti tik patikrintus duomenis ir nesistengti užpildyti to, ko nežinote. Kuo anksčiau pradėsite sistemingai kaupti pagrindinius veiklos duomenis, tuo paprasčiau bus atsakyti į visas būsimas klientų užklausas.